如何建立有效的DMS以获得最佳的生产力

建立一个有效的日常管理系统(DMS)是在COVID-19和更高的时间内重新配置您的业务以获得最佳生产力的关键步骤,因为您的公司适应了新的工作世界,CCI高级业务合作伙伴和DMS专家DavidRogers在最近的一次访谈中与我们分享了以下见解,运营-美洲副总裁Mary Williamson提供了更多的见解。

 

为什么DMS很重要?

日常管理系统(DMS)-一套标准程序,提供结构团队需要评估和不断改进他们的日常工作-是建立和维护世界级运营和组织所需的“运行”基础设施的关键部分。

适当的设置对于在任何组织的各个级别实现生产力和一致性至关重要。DMS提供了日常的工具,可以提供平衡的记分卡,其中包含过去24小时(或轮班)的见解。他们还确保各个部门和业务层对接下来的24小时(或轮班)进行有效的计划和执行。

DMS支持通过结构化问题解决方案快速检测性能问题并快速纠正这些问题。DMS的另一个关键输出是确定可以通过“改进”基础架构解决的其他改进机会。

 

有效的DMS有什么好处?

有效的DMS提供了许多有形和无形的利益,其中一些利益列示如下:

组织协同:公司的平衡计分卡可以在整个组织中有效地部署,允许每个级别和每个功能协同其KPI和目标,以实现平衡计分卡的要求。

团队合作:每个职能(部门)和每个级别(层)都有机会通过日常和轮班DMS论坛展示和受益于团队合作原则。团队合作通常被理解为一群人愿意共同努力以实现共同的目标。DMS论坛通过商定的KPI、目标、行为和审查进程提供共同目标。

领导能力:给领导者提供论坛和机会,以发展和树立关键领导行为和纪律并为之树立榜样。可以根据日常运营审查会议中观察到的有效性和贡献,对领导者进行指导,也可以对其他人进行指导。

重点:在业务环境中有多种相互竞争的优先事项和复杂性。工作场所的各种个人往往会混淆优先事项。这些人可能有很高的影响力,而且通常情况下,有影响力的人可以引导团队专注于错误的事情。在DMS中,基于组织的平衡计分卡,集体决定和可视化地管理部门KPI,将确保正确的事情被正确的人以正确的方式衡量。

 

在DMS中,基于组织的平衡计分卡,集体决定和可视化地管理部门KPI,将确保正确的事情被正确的人以正确的方式衡量。

 

效率:通常情况下,在有效的DMS之前,需要多次单独和小组对话来确定绩效的变化或日常事实,以及阻碍KPI目标实现的各种问题。这是耗时的,往往影响到大多数需要专注于绩效(而不是报告)的资源,如团队领导、主管和轮班经理。DMS允许这些关键职位从一次会议上获得他们需要的支持,它还允许他们持有这些支持功能来解释所创建的行动。

绩效结果:DMS是提供日常持续改进并有助于项目料斗实现阶段变化或突破性改进的过程。

在目前的大环境下,DMS的好处可能会变得更加有价值。 例如,尽管虚拟团队合作可能会带来新的挑战,但是远程团队仍然需要有效的协作,并且需要清晰的结构和治理才能达成商定的目标。 定期查看自己和他人行为的领导者可能更适合根据虚拟团队环境中的要求调整其领导风格。

在危机中,当务之急是必须重点关注优先事项,拥有有效DMS的团队已经在应用这一原则,从而使其具备了更好的能力来应对不断变化的市场需求。

 

有效的DMS会议有哪些考虑因素?

下文将从以下几个角度讨论一些注意事项:基础设施、视觉管理和行为----这涵盖了DMS会议的大部分方面。

组织设计:DMS取决于有适当级别的人出席和参加会议。这意味着组织结构应该支持这一进程,在每个级别都有一个指定的“领导者”,他可以在各自的团队中推动问责和纪律。

世界级的基础设施:无论是虚拟的还是物理的,DMS的“房间”和可视化都应具有世界一流的标准。这样做的一个关键原因是DMS为领导团队提供了每日或不断变化的世界一流基准的机会,该基准为所有参加者的日常活动设定了标准。

 

DMS为领导团队提供了每日或变化的世界一流基准的机会,该基准为日常其余活动设定了标准。

 

可视化管理:商定的KPI的可视化管理应该可以轻松地解释进展顺利和偏离轨道的情况,因此需要团队的关注。 关键绩效指标应该数量有限; 这通常是由于在墙上使用A3模板的物理限制所致,这迫使我们管理“重要的几个”指标,而不是一堆杂乱的指标来满足Excel管理中迅速发展的工作。 视觉管理应要求纪律使用绿色,红色和黑色,以指示正轨,偏离轨道和信息。 在会议的时间安排中可以使用琥珀色,以便继续进行建设性对话,否则当会议接近其结束时间时,学步者将无法进行对话。

行为:关于应予证明的适当行为,可以写出许多内容;应考虑以下几点:

  • 需要在纪律等领域建立积极的领导作用模型:计时、出勤、行动结束、遵守和指导他人维护行为守则
  • DMS团队有能力将过去24小时(或轮班)的复杂性分解为与所有者和到期日一起确定的行动,这些行动将使绩效与平衡计分卡保持一致
  • 会议评审,确保日常管理体系持续改进
  • 需要各自的与会者“行为”和贡献的方式,以适合他们的角色和各自的层次的组织
  • 明确侧重于哪些讨论适合于DMS的每个级别-战略、情景和系统

应用这些原则有助于确保有效的DMS,通过提供KPI和目标的日常结构和可视化,在各级保持生产力。它还将协助领导层在任何环境下完成组织的总体战略目标。