建立一个有效的提高绩效的日常管理系统

2021年7月6日

一个有效的日常管理系统(DMS)对于推动组织各级的日常绩效改善至关重要。它还为领导团队提供了一个每日世界级基准的机会，为当天其余的活动制定标准。

 

2021年1月28日，大约190名来自全球领先组织的代表——包括拜耳、嘉吉、Allied Blenders and Distillers, Pearl Polymers Ltd., Intent Group, and Sun Pharmaceutical——参加了主题为《建立一个有效的日常管理系统》的免费TRACC社区网络研讨会，由Mary·威廉姆森主持，美国区运营副总裁，Mary解释了DMS的基本原理，并分享了进行日常绩效审查会议的实际建议。

 

日常管理体系的基础知识

Mary在网络研讨会的开始解释了日常管理系统：一套标准程序，提供结构团队通过有效的决策来评估和不断改进他们的日常工作。它的目标是快速检测、优先考虑和纠正问题，并采取措施，防止问题再次出现。其主要目的是缩短这些步骤之间的循环时间。

Mary解释说，理想情况下，问题需要通过授权做实际工作的人来实时发现和纠正。“例如，如果您在凌晨三点发生流程或设备故障，您希望运行流程或操作设备的人员不仅知道如何检测问题，而且希望通过有效地快速解决问题来纠正问题。Mary说，要做到这一点，需要大量最初的支持、指导、领导力的认可和承诺。

日常管理系统的关键要素包括：

这些会议构成了日常绩效评审会议的结构，这是DMS的一个组成部分。第一个元素，LSW，在CCi网络研讨会领导标准作业中被详细介绍：构建驱动底线结果的行为。

 

绩效评审流程和级别会议

绩效评审过程包括一系列会议，通常被称为级别会议。Mary指出：“这些会议每周或每月在区域或者总部举行，每天或每周在工厂层级，班组或生产线日常举行，每小时在设备或流程层级。”

在这些会议期间，会议领导将审查部署到该级别的关键绩效指标。如果没有达到绩效目标，团队将尽快解决问题。

商定的关键绩效指标的可视化显示应该能够方便地解释哪些进展顺利，哪些偏离了轨道，因此需要团队的关注。在绩效评估期间提出的慢性问题或更复杂的问题必须升级到下一级寻求帮助。

根据Mary的说法，大多数问题很可能发生在系统层面或情境层面上。“因此，确保二级的轮班团队能够有效地处理这些系统问题以及处理情境问题方面非常重要。”

 

主持绩效评审会议

由于第二层需要处理的问题最多，Mary使用该层的绩效审查会议来解释其结构——尽管其他层将遵循类似的方法。

“首先，对这一领域的表现负有全面责任的人领导会议很重要。 这将确保建立纪律和追究团队成员责任的权力。”

团队参与者通常包括生产团队领导和由质量、维护和生产计划等职能部门的代表组成的跨职能团队。 有时，根据 KPI，HR、EHS、培训和财务人员也可能需要参加。 会议应尽可能早地在生产当天和轮班会议之后举行。

会议的持续时间通常是15-30分钟，议程点将包括对过去24小时的KPI审查，审查和计划未来24小时，解决问题的状态，以及行动清单审查。

Mary建议会议中使用的视觉板，无论是电子的还是物理的，都要显示从上述一层级关联的5到7个关键绩效指标。“这些关键绩效指标必须在团队的控制之下，并显示目标或目标的实际绩效。定义、公式和数据源也必须明确定义和记录。

“重要的是要记住，只有当团队展示了董事会的所有权并积极使用董事会来进行会议时，视觉板才会有效。”推动纪律和问责制的视觉控制也应该包括日常解决问题以及促进改进的行动项目。”

推动日常管理体系问责和纪律要素的其他建议包括：

  • 贴有视觉控制的议程
  • 由团队制定并由领导负责的行为准则
  • 会议有效性评估，包括每次会议结束时的简短调查（包括在会议无效时采取行动的触发措施）
  • LSW，上一级或二级的领导者定期观察或指导一级或二级以下的会议
  • 作为LSW的一部分来衡量解决问题的有效性

 

绩效会议行为

Mary最后说，如果缺少正确的行为，完美的视觉控制并不能确保其有效性。“推动会议有效性是领导人和参与者的行为。领导者需要有一种参与性的风格，同时建模预期的行为，如及时性、紧迫性和团队合作。

“同样地，团队成员应通过及时完成行动来显示及时性。他们还应准备好输入的所有相关数据、需要升级的问题以及采取行动的紧急性。”

 

为了进一步了解建立一个有效的日常管理体系的策略，点击观看网络研讨会。