精益之旅中过早实施知识管理系统的危险

知识管理系统

摘要
在分享公司知识经验的结构性方法中,复杂的软件程序一直是主要的助力。但是人们并没有真正理解什么是成功的知识分享。下文探讨的一些实例发生在全球蓝筹组织,这样的环境中有复制推广和系统标准化的意愿,它们常常简单复制解决方案。

 

简单复制的真实案例
一家大型跨国企业在其南美的矿石加工厂(A厂)认真实施精益方法,为操作员发展出一项可视化的控制技术。这项技术使得该区域的操作员和其他员工能够通过标准化作业,可视化地识别起监控和管理作用的关键设备的运行状态,带来设计良好的日常管理系统。这项技术已经在全厂得到推广。

该公司在另一国家有一个配置相同的B厂。看到这项技术在A厂得到推广,B厂的管理者也引入了这项技术。B厂在同样的设备上复制实施了相同的工具/技术。然而,过了不久,这个引人注意的新工具就因缺乏使用开始生锈;在一处应用中,可视化色彩标示丢失。

哪里出了问题?分享特定技术和理念通常不会成为阻碍。而没有创造出良好的环境,积极参与推动精益方面的改进是真正的制约因素,这需要极大的专注力。一旦创造出这样的环境并使其发展,从外部环境引入理念或解决方案的时机也就成熟了。

大约15年前,一个汽车行业的客户有着同样的遭遇。我当时协助客户在发动机装配线的一侧实施可视化的日常管理系统。因为恰当地采取精益方法,成果显著(4-6周内单位不良品率下降50%)。

不了解内涵、没有理解和深入思考,盲目复制工具或技术很有可能失败。

附近加工厂的管理者注意到这一成果,要求我提供协助,在他们的部门实施同样的管理方法。而他们还处在精益的早期阶段,考虑到时间紧迫,我建议他们再等几个月。然而,这些管理者没有耐心等待,他们简单复制了发动机装配线的流程。可是,在机器密集型的、持续批量生产的环境中,简单“复制粘贴”适用于装配环境的方法并不一定能保证成功。

其中一位经理负责发动机缸体加工生产线,这是机器(而不是人)带来产品附加价值的工序——这在资本密集型的加工流程中很普遍。所以,如果机器运转顺畅,没有停机现象,那么就不会出现次品,任务就可以达成。然而,在装配环境中,员工需要严格遵守标准作业操作的每个细节来达成理想的结果。

在日常管理中试用新的可视化看板三周后,发动机缸体加工经理问道:“为什么我的看板上一片空白,而你的发动机装配线看板到了中午就写满了有价值的信息?”

下图总结了在不同的操作环境中,从标准的“复制粘贴”练习中学到的教训:

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失败的原因
一些完美的、适用于特定精益环境的系统、工具或技术失败的原因如下:

  • 热心的推动者复制了技术,但他们并不了解是什么培育了精益环境
  • 工具不会造就精益环境。精益主要是一种思维方式。在简单复制解决方案走捷径之前,创造寻找和发展解决方案的环境至关重要。然而,一旦这样的环境得以建立和发展,从外部学习一定会成为流程中的关键部分
  • 理解您的具体价值附加流程是精益之旅中重要的第一步,深入了解后,您将明白需要的实施流程以及最合适的精益工具
  • 当心替代的思考系统或工具——将会失败
在简单复制解决方案走捷径之前,创造寻找和发展解决方案的环境至关重要。
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需要将“结构性的以及不可逆的”问题解决方案(如移动机器)和涉及行为改变的解决方案加以区分。很好理解,第一种方案容易复制,并且成果理论上来说可以持续保持,而实际情况也是这样。但第二种涉及行为的解决方案并非如此。此类变革是可逆的并且需要员工参与:首先认识问题,之后接受挑战解决问题,同时做出承诺,维护解决方案并发展支持系统以达成目标。

精益之旅中过早实施知识管理(KM)系统有可能引发内部问题。即便知识管理系统本身没有出现问题,它也可能成为精益之旅失败的催化剂。需要制定优先顺序,并决定如何培育精益之旅。错误实施或考虑不周的知识管理系统会起到相反的作用。但是在精益之旅的适当阶段正确实施知识管理系统,知识管理系统会成为您最重要的资产之一。

 

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